Jak zorganizować firmową konferencję?

foto: http://cytrynowo.pl/2013/11/07/gesina-w-uroczysku-siedmiu-stawow/

Kiedy zostajemy oddelegowani do organizowania jakiegokolwiek firmowego wydarzenia, na początku myślimy, że to coś prostego i niewymagającego większego poświęcenia. Jednak wraz z dalszym planowaniem, pojawiają się nieprzewidziane problemy, które mogą być niemałym zaskoczeniem.

Zmieść się w budżecie

Możemy mieć bardzo ambitne plany,  upatrzone miejsce i zaplanowane niesamowite atrakcje, jednak bardzo często nasz budżet jest mocno ograniczony. Warto zwrócić uwagę na samą lokalizację, bo wiadomo, że sala konferencyjna niedaleko Wrocławiabędzie o wiele tańsza niż jej odpowiednik w Warszawie. Obecnie większość takich obiektów proponuje podobny standard, jednak ich ceny znacznie się różnią (zależy to od powierzchni i lokalizacji). Myśląc o zmniejszeniu kosztów dodatkowych atrakcji najlepiej jest sprawdzić, kto oferuje najniższe stawki za daną usługę.  Takie działania z pewnością pozwolą nam zmieścić się w przewidzianym budżecie.

Dojazd bez niespodzianek

Oprócz zwracania uwagi na cenę, zastanówmy się czy miejsce, w którym znajduje się dany hotel czy sala konferencyjna jest dobrze skomunikowany z miastem czy drogą dojazdową. Warto się też dowiedzieć, w jaki sposób nasi goście będą przybywać na miejsce. Jeśli wszyscy planują dojazd samochodem, to możemy spokojnie ulokować nasze wydarzenie poza ścisłym centrum miasta. W innych przypadkach, możemy zapytać czy np. hotel oferuje odbiór gości z lotnisk czy dworców kolejowych.  Najczęściej wymaga to dodatkowej opłaty, jednak zwykle jest to bardziej opłacalne niż wybór lokalizacji w ścisłym centrum dużego miasta.

Jeśli opanowaliśmy plan wydarzenia,  catering, lokalizację i dodatkowe atrakcje to zostanie nam już tylko czerpanie przyjemności z kontaktów ze współpracownikami.    Choć przygotowywanie konferencji może nastręczać sporo trudności to późniejsze pochwały wszystko nam wynagrodzą.